230.000 Anlagegüter, ein Standard: SAP und Realität vor Ort bei ZEISS

Das Wichtigste in Kürze

• Die ZEISS Gruppe führt rund 230.000 Anlagegüter. Das Shared Service Center in Oberkochen betreut die Anlagenbuchhaltung für rund 55 Gesellschaften in Deutschland, Europa und Amerika.
• Inventuren liefen auf Papier und in Excel, Änderungen wurden im Büro nachgetragen. Als verschrottet gemeldete Assets tauchten später auf den Listen anderer Kostenstellen wieder auf.
• Mit seventhings als Erfassungsschicht bleibt SAP führend. Neue Anlagen kommen per Schnittstelle automatisch an, Kostenstellen melden Änderungen per App, das Controlling gibt frei, erst dann fließen sie zurück nach SAP.
• Ergebnis: Im ersten Abgleich der Pilotgesellschaft existierten rund 40 % der Anlagen nicht mehr. Heute hat jedes Asset genau einen Status, und Kostenstellenverantwortliche sehen jederzeit, was über ihre Kostenstelle läuft.

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Über die ZEISS Gruppe

ZEISS ist ein international tätiges Technologieunternehmen der Optik und Optoelektronik mit Hauptsitz in Oberkochen. Rund 45.000 Mitarbeitende arbeiten in den Bereichen Halbleiterfertigungstechnik, industrielle Messtechnik, Medizintechnik und Konsumgüter.

Für die Anlagenbuchhaltung bedeutet das: rund 230.000 Anlagegüter, mehr als 50 Buchungskreise und Tausende Kostenstellenverantwortliche, die Assets bewegen, übernehmen und aussondern. Daniel Fonyodi verantwortet als Global Process Expert die Prozesse der Anlagenbuchhaltung. Sein Ziel sind einheitliche Prozesse über alle Gesellschaften und Anlagendaten, die dem tatsächlichen Bestand entsprechen.

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Die Ausgangslage: Zwei Probleme im Anlagenbestand

Problem 1: Die Inventur lief neben dem ERP

Die Inventurlisten kamen bei ZEISS schon immer aus SAP. Gearbeitet wurde damit aber auf Papier oder in Excel: durch den Raum gehen, Anlagen auf der Liste abhaken, Kommentare notieren. Im Büro trug später jemand alles noch einmal ins ERP ein.

Die Folgen:

• Jede Inventur endete mit einem großen Konsolidierungsaufwand in der Anlagenbuchhaltung
• Jede Übertragung von Papier nach Excel nach SAP war eine zusätzliche Fehlerquelle
• Anlagen, die längst entsorgt waren, standen weiter in den Büchern und wurden mitversichert

Problem 2: Niemand war eindeutig zuständig

Bei Umbuchungen und Verschrottungen gab es keine klare Regel, wer meldet. Eine Kostenstelle meldete ein Asset als verschrottet, zwei Wochen später tauchte es auf der Liste einer anderen Kostenstelle wieder auf. Die Buchung wurde zurückgenommen, die Arbeit begann von vorn.

• Doppelmeldungen bei Verschrottungen und Umbuchungen
• Kostenstellenverantwortliche bekamen einmal im Jahr eine Stichtagsliste und hatten dazwischen kaum Einblick
• Rund 20.000 Anlagenänderungen pro Jahr, jede einzelne mit manuellem Aufwand

„Was läuft eigentlich alles über meine Kostenstelle und wird abgeschrieben? Das war vorher ein Mysterium.“

– Daniel Fonyodi, Global Process Expert Anlagenbuchhaltung, ZEISS Gruppe

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Die Entscheidung: Warum seventhings?

ZEISS suchte eine Lösung, die das ERP ergänzt und die Buchungshoheit in der Anlagenbuchhaltung lässt. Drei Anforderungen standen fest:

• SAP bleibt Single Source of Truth. Anlagenstammsätze und Buchungen entstehen weiter ausschließlich in SAP.
• Erfassung direkt am Asset. Kostenstellenverantwortliche melden Änderungen per Smartphone dort, wo das Asset steht.
• Kontrolle vor der Buchung. Jede Änderung durchläuft eine Freigabe im Controlling, bevor sie nach SAP zurückfließt.

„Wir wollten SAP als Single Source of Truth halten. Die Buchungen wollen wir selbst in der Hand haben.“

– Daniel Fonyodi, Global Process Expert Anlagenbuchhaltung, ZEISS Gruppe

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Die Lösung: Eine klare Regel für jede Änderung

Neben der SAP-Schnittstelle, die ZEISS gemeinsam mit seventhings Schritt für Schritt erweitert hat, war eine einfache Regel entscheidend: Wer ein Asset bekommt, meldet es. Die aufnehmende Kostenstelle trägt jede Umbuchung in der App ein. Die abgebende Kostenstelle achtet darauf, denn sie will keine Abschreibungen für Assets tragen, die nicht mehr bei ihr stehen.

seventhings ist dabei die Drehscheibe zwischen Standort und ERP. Neue Anlagen kommen automatisch aus SAP, sobald sie bebucht sind. Freigegebene Änderungen fließen strukturiert zurück, gebucht wird einmal im Monat zentral in der Anlagenbuchhaltung.

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Genutzte Kernfunktionen

SAP-Schnittstelle in beide Richtungen

Sobald eine neue Anlage in SAP bebucht ist, lädt die Schnittstelle sie automatisch nach seventhings. Freigegebene Änderungen wie Standort, Abteilung, Umbuchungen und Abgänge fließen zurück. Buchwerte bleiben bewusst in SAP, damit die Inventur den tatsächlichen Bestand zeigt, auch bei bereits abgeschriebenen Assets. Die Schnittstelle läuft mit SAP R/3 und S/4HANA.

Inventar-App mit QR-Code-Scan

Kostenstellenverantwortliche scannen das Inventarschild mit dem Smartphone und melden Änderungen direkt am Asset. Die Inventarnummer auf dem Schild ist bei ZEISS das führende Identifikationsmerkmal.

Statusmodell und Freigabe-Workflow

Jedes Asset hat genau einen Status. Abgänge meldet die Kostenstelle in der App, das Controlling erhält eine monatliche Erinnerung und gibt frei. Erst mit dem grünen Status bucht die Anlagenbuchhaltung in SAP.

Transparenz für Kostenstellen

Kostenstellenverantwortliche sehen jederzeit, welche Anlagen auf ihrer Kostenstelle stehen und abgeschrieben werden. Statt bei der Buchhaltung nach Inventarnummern oder Kostenstellen zu fragen, öffnen sie die App.

„Wenn die Kollegen danach erst wieder am PC sitzen müssen, haben sie es bis dahin schon vergessen. So kriegen wir die Meldungen direkt.“

– Daniel Fonyodi, Global Process Expert Anlagenbuchhaltung, ZEISS Gruppe

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Die Ergebnisse

Mit seventhings hat ZEISS die Lücke zwischen Buchbestand und Realität geschlossen, während SAP das führende System bleibt.

• Bereinigter Anlagenbestand: Im ersten Abgleich der Pilotgesellschaft existierten rund 40 % der Anlagen nicht mehr. Bilanz und Versicherungsumfang zeigen dort heute nur noch, was tatsächlich vorhanden ist.
• Prozesssicherheit statt Nacharbeit: 20.000 Anlagenänderungen pro Jahr mit je rund 90 Sekunden Aufwand ergaben nach ZEISS-Rechnung 500 Stunden und rund 43.500 € Prozesskosten im alten Ablauf. Heute melden die Kostenstellen direkt, das Nachtragen im Büro fällt weg.
• Eindeutige Daten: Ein Status pro Asset verhindert Doppelmeldungen bei Umbuchungen und Verschrottungen.
• Akzeptanz im Team: Früher hieß es bei der Inventur oft „Nicht schon wieder“. Nach den ersten Schulungen war die Stimmung eine andere.

„Da haben wir gemerkt: Die Leute haben da jetzt richtig Bock drauf.“

– Daniel Fonyodi, Global Process Expert Anlagenbuchhaltung, ZEISS Gruppe