230.000 Anlagegüter, ein Standard: Wie ZEISS SAP und die Realität vor Ort zusammenbringt
Key Takeaways
- SAP bleibt die Single Source of Truth. ZEISS bucht weiterhin zentral in SAP. seventhings liefert die Informationen von vor Ort und spielt freigegebene Änderungen zurück.
- Rund 40 % der Anlagen gab es nicht mehr. Das zeigte schon der erste Abgleich zwischen SAP-Bestand und physischer Inventur in der Pilotgesellschaft. Die Anlagen standen weiter in den Büchern und wurden mitversichert.
- Rund 43.500 € pro Jahr kostete der alte Prozess allein für das Erfassen von Anlagenänderungen. Diese Rechnung (20.000 Änderungen × 90 Sekunden = 500 Stunden) stellte ZEISS vor der Einführung von seventhings auf.
- Klare Zuständigkeit und Einblick: Die aufnehmende Kostenstelle trägt jede Änderung in der App ein, das Controlling gibt frei, erst dann fließt sie nach SAP. Kostenstellenverantwortliche sehen dabei jederzeit, was auf ihrer Kostenstelle steht.
Ein Asset wird umgezogen. Die Kostenstelle wechselt. Niemand sagt der Buchhaltung Bescheid. Multiplizieren Sie das mit 230.000 Anlagegütern, rund 55 Gesellschaften und Tausenden Kostenstellenverantwortlichen, und Sie haben den Alltag, den Daniel Fonyodi lange kannte.
Daniel ist Global Process Expert für die Anlagenbuchhaltung der ZEISS Gruppe. Im seventhings-Kundenwebinar am 3. November 2026 hat er im Gespräch mit unserem CRO Christoph Hennig offengelegt, wie ZEISS diesen Alltag in einen sauberen Prozess verwandelt hat. Das Ergebnis ist ein Lehrstück für alle, die ein großes Anlagevermögen mit SAP führen.
Was ist eine ERP-Schnittstelle in der Anlagenbuchhaltung?
Eine ERP-Schnittstelle in der Anlagenbuchhaltung verbindet das buchführende System (zum Beispiel SAP FI-AA) mit einer Lösung, die Anlagegüter vor Ort erfasst. Sie überträgt Anlagenstammsätze automatisch in die Erfassungslösung und spielt geprüfte Änderungen wie Umbuchungen, Standortwechsel oder Abgänge strukturiert zurück. Das ERP bleibt dabei führend für Stammdaten und Buchungen. Die Erfassungslösung ergänzt die Informationen, die im ERP fehlen: Standort, Raum, Abteilung, Zustand und Bewegungen.
Die Ausgangslage: Papier, Excel und Doppelmeldungen
Bei ZEISS kamen die Inventurlisten schon immer aus SAP. Gearbeitet wurde damit aber auf Papier oder in Excel. „Man geht durch den Raum, sucht seine Anlagen auf dem Papier, hakt sie ab, schreibt Kommentare dazu, und im Büro trägt später jemand alles noch mal ins ERP nach“, beschreibt Daniel den alten Ablauf. Danach wartete der große Konsolidierungsaufwand in der Anlagenbuchhaltung.
Dazu kamen Doppelmeldungen. Eine Kostenstelle meldet ein Asset als verschrottet. Zwei Wochen später taucht es auf der Liste einer anderen Kostenstelle wieder auf. Die Buchung wird zurückgenommen, die Arbeit beginnt von vorn.
Damit ist ZEISS in guter Gesellschaft: Laut Forrester (2023) führen 73 % der ERP-Nutzer parallel Excel-Listen. ISACA (2024) beziffert die Audit-Failure-Quote bei manuellen Asset-Records auf 41 %.
Warum reicht SAP allein für die Inventur großer Anlagevermögen nicht aus? SAP weiß, wann eine Anlage gekauft wurde, zu welchem Preis und auf welcher Kostenstelle sie steht. Ob sie noch vorhanden ist, in welchem Raum sie steht und in welchem Zustand sie ist, entsteht vor Ort und landet meist in Excel oder auf Papier. Diese Lücke kostet bei jeder Inventur Nacharbeit und erzeugt Doppelmeldungen. ZEISS schließt sie mit seventhings als Erfassungsschicht, während SAP führend bleibt.
Die Architektur: SAP führt, seventhings liefert
Für ZEISS war eine Entscheidung von Anfang an gesetzt. „Wir wollten SAP als Single Source of Truth halten“, sagt Daniel. „Bei rund 45.000 Mitarbeitenden wollen wir nicht, dass ständig neue Assets direkt in unser ERP kommen. Die Buchungen wollen wir selbst in der Hand haben.“
Daraus entstand eine klare Aufgabenteilung:
- SAP ist führend. Dort entstehen die Anlagenstammsätze, dort laufen alle Buchungen.
- Einmalige Migration. Der komplette Anlagenbestand einer Gesellschaft wandert als Anfangsbestand nach seventhings.
- Automatischer Upload. Sobald eine neue Anlage in SAP bebucht ist, lädt die Schnittstelle sie automatisch nach seventhings. Der bestehende Zugangsprozess im ERP blieb unverändert.
- Änderungen nur über seventhings. Umbuchungen, Standortwechsel und Abgänge erfassen die Kostenstellen in seventhings.
- Freigabe durch das Controlling. Erst mit dem grünen Status fließt die Änderung zurück nach SAP.
Die Schnittstelle ist dabei gewachsen.
„Das ist nicht von heute auf morgen entstanden“, so Daniel.
Fachbereich und IT haben sie mit jeder Erfahrung erweitert. Für ihn ist das Projekt deshalb beides: Prozessprojekt und IT-Projekt.
Wie bindet man eine Asset-Lösung an SAP an und behält dabei die Buchungshoheit? Indem die Asset-Lösung Änderungen nur vorbereitet und SAP die Buchung ausführt. Bei ZEISS erfassen Kostenstellenverantwortliche Änderungen in einer App, das Controlling gibt sie frei, und die zentrale Anlagenbuchhaltung bucht sie einmal im Monat in SAP. seventhings übernimmt dabei die Rolle der Drehscheibe zwischen Standort und ERP, die Buchungshoheit bleibt vollständig in der Anlagenbuchhaltung.
Der Pilot: Rund 40 % der Stammsätze waren Datenballast
Der erste Schritt war eine Pilotgesellschaft. ZEISS lud den kompletten SAP-Anlagenbestand dieser Gesellschaft in seventhings und schickte die Kostenstellen auf physische Inventur. Das Ergebnis überraschte selbst die Profis.
„Es waren tatsächlich rund 40 % der Anlagen“, sagt Daniel.
So viele Anlagenstammsätze gehörten zu Assets, die gar nicht mehr im Unternehmen waren.
Wie bindet man eine Asset-Lösung an SAP an und behält dabei die Buchungshoheit? Indem die Asset-Lösung Änderungen nur vorbereitet und SAP die Buchung ausführt. Bei ZEISS erfassen Kostenstellenverantwortliche Änderungen in einer App, das Controlling gibt sie frei, und die zentrale Anlagenbuchhaltung bucht sie einmal im Monat in SAP. seventhings übernimmt dabei die Rolle der Drehscheibe zwischen Standort und ERP, die Buchungshoheit bleibt vollständig in der Anlagenbuchhaltung.
Der erste Abgleich: Rund 40 % der Anlagen gab es nicht mehr
Der erste Schritt war eine Pilotgesellschaft. ZEISS lud den kompletten SAP-Anlagenbestand dieser Gesellschaft in seventhings und schickte die Kostenstellen auf physische Inventur. Schon dieser erste Abgleich zwischen Buchbestand und Realität brachte ein Ergebnis, mit dem niemand gerechnet hatte.
„Es waren tatsächlich rund 40 % der Anlagen“, sagt Daniel. Mehr als jede dritte Anlage, die in SAP geführt wurde, existierte im Unternehmen nicht mehr.
Das hat direkte finanzielle Folgen. Anlagen, die längst entsorgt waren, standen weiter in den Büchern und wurden mitversichert. „Die Versicherungsprämie musste bezahlt werden“, erinnert sich Daniel. Mit der Bereinigung zeigt die Bilanz heute nur noch die Assets, die tatsächlich vorhanden sind.
Wie viele Anlagen stehen in einem typischen Anlagenverzeichnis, die es gar nicht mehr gibt? Bei ZEISS waren es in der ersten Pilotgesellschaft rund 40 % der Anlagenstammsätze. Das ist ein besonders hoher Wert, aber kein Einzelfall: Auch in Audits allgemein sind laut KPMG (2024) im Schnitt 18 % der Assets nicht lokalisierbar. Wer seinen SAP-Bestand einmal gegen die physische Realität abgleicht, findet fast immer Altlasten, die Versicherung und Bilanz belasten. seventhings macht diesen Abgleich per QR-Code-Scan und App direkt am Asset möglich.
Die Ausgangsrechnung: 43.500 € im Jahr für Anlagenänderungen
Bevor seventhings im Einsatz war, stellte sich das Team eine einfache Frage: Wie dringend brauchen wir eine digitale Lösung? Daniel hat dafür nachgerechnet. ZEISS inventarisiert pro Jahr zwei bis drei Gesellschaften. Rund ein Drittel der Anlagenstammsätze ändert sich dabei: Abteilungsbezeichnungen, Inventurhinweise, Kostenstellen, Verschrottungen. Das ergab rund 20.000 Anlagenänderungen pro Jahr, damals noch über Papier und Excel. Bei 90 Sekunden pro Änderung waren das 500 Arbeitsstunden und rund 43.500 € Prozesskosten im Jahr. Dieses Einsparpotenzial stand am Anfang der Entscheidung für seventhings.
„Es ist nicht nur das Monetäre“, betont Daniel. „Vor allem geht es um Prozesssicherheit und gute Datenqualität.“
Jeder Medienbruch zwischen Papier, Excel und ERP ist eine Fehlerquelle. Wer 20.000 Änderungen pro Jahr bewegt, spürt jede einzelne.
Der Alltag heute: Wer ein Asset bekommt, meldet es
Der Kern des neuen Prozesses ist eine einfache Regel: Die aufnehmende Kostenstelle trägt die Änderung in seventhings ein. Wer ein Asset übernimmt, ist ab diesem Moment dafür verantwortlich. Die abgebende Kostenstelle behält das im Blick, denn sie will künftig keine Abschreibungen mehr für Assets tragen, die nicht mehr bei ihr stehen.
Entscheidend war dabei die Inventur-App auf dem Smartphone. „Wenn die Kollegen danach erst wieder am PC sitzen müssen, haben sie es bis dahin schon vergessen“, sagt Daniel. „So kriegen wir die Meldungen direkt.“ Gescannt wird das Inventarschild mit QR-Code, dessen Inventarnummer bei ZEISS das führende Identifikationsmerkmal ist.
Für Abgänge gilt ein klarer Freigabeprozess:
Das Statusmodell in seventhings beendet auch das Thema Doppelmeldungen: Pro Asset gibt es genau einen Status. Eine Anlage kann damit nicht auf zwei Kostenstellenlisten gleichzeitig auftauchen.
Wer ist bei ZEISS für die Inventur verantwortlich? Die Verantwortung liegt bei den Kostenstellenverantwortlichen. Sie können die Durchführung an Mitarbeitende delegieren, die Inventur läuft in der Regel intern. Änderungen gehen über einen Freigabeprozess im Controlling, bevor die zentrale Anlagenbuchhaltung sie in SAP bucht. seventhings stellt dafür App, Statusmodell und Freigabe-Workflow bereit.
Der Aha-Moment: Das Kostenstellen-Mysterium ist gelöst
Früher bekamen Kostenstellenverantwortliche einmal im Jahr eine Stichtagsliste. Dazwischen war wenig sichtbar.
„Was läuft eigentlich alles über meine Kostenstelle und wird abgeschrieben? Das war vorher ein Mysterium“, sagt Daniel. „Jetzt ist es sichtbar und bearbeitbar, und das sorgt enorm für mehr Qualität.“
Viele Kostenstellenverantwortliche arbeiten selbst nicht in SAP. Für jede Frage nach Kostenstelle oder Inventarnummer mussten sie früher bei der Buchhaltung nachhaken. Heute öffnen sie die App und sehen, wofür sie verantwortlich sind: welche Anlagen auf ihrer Kostenstelle stehen, wo sie sich befinden und was darauf abgeschrieben wird. Der Moment, in dem das Team den Wandel spürte, kam schon im ersten Piloten. Früher hieß es bei der Inventur oft: „Nicht schon wieder.“ Nach den ersten Schulungen klang das anders. „Da haben wir gemerkt: Die Leute haben da jetzt richtig Bock drauf.“
Welche Daten fließen, und welche bewusst nicht
ZEISS überträgt nur die Felder, die für Inventur und Zuordnung relevant sind. Die Anschaffungswerte helfen bei der Priorisierung: Teure Anlagen werden bei der Nachsuche zuerst gesucht.
Warum keine Buchwerte?
„Wenn die Leute Buchwert null sehen, wollen sie das Asset ausgebucht haben“, erklärt Daniel. „Die Inventur soll aber den Stand zeigen, der tatsächlich im Unternehmen ist, auch wenn die Assets bereits abgeschrieben sind.“
Ein Nebeneffekt: Die Schnittstelle bleibt schlank, weil nicht jeder Stammsatz monatlich mit neuen Werten aktualisiert werden muss.
Der Rollout: Klein anfangen, dann skalieren
Daniels wichtigstes Learning ist eindeutig: „Mit einem Pilot starten und dort eine komplette Inventur durchführen, damit man alle Kinderkrankheiten einmal kennenlernt.“ Im besten Fall folgt eine zweite Pilotgesellschaft, um zu prüfen, ob alles behoben ist. „Wenn dann alles passt, kann man ausrollen, und das geht dann auch relativ schnell.“
Geschult hat ZEISS in kleinen Gruppen, sortiert nach Bereichen und immer mit den Kostenstellenverantwortlichen. Für Unternehmen mit mehreren Standorten übersetzt sich das direkt: einen Standort als Pilot wählen, Prozesse und Datenfelder einmal durchspielen, dann die Asset Management über mehrere Standorte und Gesellschaften ausrollen.
Sollte man vor oder nach der Umstellung auf SAP S/4HANA mit einer Asset-Lösung starten? Das hängt vom Datenbestand ab. Ist er sauber, kann man direkt starten. Ist er es nicht, lohnt sich die Bereinigung vorher, damit nur tatsächlich vorhandene Anlagen migriert werden. ZEISS betreibt seventhings aktuell parallel mit SAP R/3 und den ersten Gesellschaften auf S/4HANA, die Schnittstelle funktioniert in beiden Systemen.
Der Ausblick: Mehr Automatisierung, mehr Gesellschaften
ZEISS baut weiter aus. Das Tool soll im Zuge der S/4HANA-Umstellung auf weitere Gesellschaften kommen. Gleichzeitig erweitert ZEISS die Schnittstelle um deaktivierte Anlagen: Wird ein Asset in SAP verkauft und deaktiviert, soll es in seventhings automatisch archiviert werden. Bisher ist dafür noch ein manueller Schritt nötig.
Gemeinsam arbeiten ZEISS und seventhings außerdem an einer verteilten Inventur, die das Finance-Team künftig per Klick für alle Standorte anstoßen kann.
Was andere Unternehmen von ZEISS lernen können
Zwei Beobachtungen aus unserer Projektarbeit, die der ZEISS-Fall bestätigt:
Der größte Hebel liegt in der Zuständigkeit. In vielen Projekten sehen wir, dass die Technik schneller steht als die Frage, wer eine Änderung meldet. ZEISS hat das mit einer einzigen Regel gelöst: Die aufnehmende Kostenstelle meldet. Diese Klarheit macht den Unterschied zwischen einer Datenbank und einem gelebten Prozess.
Die erste Inventur ist eine Bestandsbereinigung. Wer SAP-Daten einmal gegen die physische Realität abgleicht, findet fast immer einen relevanten Anteil an Altlasten. Bei ZEISS waren es rund 40 %. Dieser Effekt allein entlastet Bilanz und Versicherung, bevor der laufende Prozess überhaupt greift.
Wie Sie den Nutzen in Ihrer eigenen Organisation messen, zeigt unser Beitrag ERP allein reicht nicht: ROI der Anlagenbuchhaltung messen.
FAQ
Welche Rolle spielt SAP bei ZEISS im Zusammenspiel mit seventhings?
SAP ist bei ZEISS das führende System für Anlagenstammsätze und alle Buchungen. seventhings erhält neue Anlagen automatisch per Schnittstelle, sobald sie in SAP bebucht sind, und spielt freigegebene Änderungen wie Umbuchungen, Standorte und Abgänge zurück. Die Buchung selbst führt die zentrale Anlagenbuchhaltung in SAP aus.
Wie viele Anlagegüter verwaltet ZEISS mit seventhings?
ZEISS führt rund 230.000 Anlagegüter. Allein das Shared Service Center in Oberkochen betreut die Anlagenbuchhaltung für rund 55 Gesellschaften in Deutschland, Europa und Amerika, für die seventhings bereits ausgerollt ist.
Was hat die erste Inventur bei ZEISS ergeben?
Schon beim ersten Abgleich in der Pilotgesellschaft zeigte sich: Rund 40 % der in SAP geführten Anlagen existierten im Unternehmen nicht mehr. ZEISS hat diese Stammsätze bereinigt und damit Bilanz und Versicherungsumfang an den tatsächlichen Bestand angepasst.
Wie verhindert ZEISS Doppelmeldungen bei Umbuchungen und Verschrottungen?
Mit zwei Regeln: Jedes Asset hat in seventhings genau einen Status, und immer die aufnehmende Kostenstelle trägt eine Änderung ein. Verschrottungen meldet die Kostenstelle in der App, das Controlling gibt sie nach einer monatlichen Erinnerung frei, danach bucht die Anlagenbuchhaltung in SAP.
Nutzt ZEISS RFID oder KI-Objekterkennung?
Nein. ZEISS arbeitet mit Inventarschildern mit QR-Code in Verbindung mit der seventhings-App. In Reinräumen braucht ZEISS spezielle Klebebeschichtungen für die Schilder, erste Überlegungen zu weiteren Verfahren gibt es.
Was jetzt?
- Bestand einordnen: Schätzen Sie, wie viele Anlagenstammsätze in Ihrem ERP keinem physisch vorhandenen Asset mehr entsprechen. Der ZEISS-Wert von rund 40 % ist ein guter Anlass, genauer hinzusehen.
- Pilot festlegen: Wählen Sie eine Gesellschaft oder einen Standort, legen Sie die Datenfelder für Hin- und Rückweg fest und klären Sie, wer welche Änderung meldet und freigibt.
- Potenzial berechnen: In der kostenlosen Asset-Potenzial-Analyse ermitteln wir mit Ihnen, wie viel Aufwand, Kapital und Risiko in Ihrem Anlagevermögen steckt und wie ein Pilot mit Ihrem ERP aussehen kann. Jetzt Gespräch vereinbaren
Fazit
ZEISS zeigt, wie ein Konzern mit 230.000 Anlagegütern SAP führend lässt und trotzdem die Realität vor Ort ins System holt. Die Zutaten sind überschaubar: eine Schnittstelle, die mit den Anforderungen wächst, eine App für die Menschen am Asset, ein Freigabeprozess für das Controlling und eine klare Regel für die Zuständigkeit. Der Lohn: ein Bestand, der beim ersten Abgleich um rund 40 % nicht mehr vorhandene Anlagen bereinigt wurde, keine Doppelmeldungen und Kostenstellenverantwortliche, die ihren Bestand zum ersten Mal selbst im Blick haben.
Die Aufzeichnung des Webinars mit Daniel Fonyodi finden Sie hier: Zur Aufzeichnung
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