Doppelkäufe durch Standort-Blindheit: Was der Einkauf jährlich verliert

Key Takeaways

• 18 % der Assets sind bei Audits nicht lokalisierbar (KPMG 2024). Was niemand findet, wird neu gekauft.
• KMU binden 50.000 bis 200.000 € in ungenutztem Equipment (McKinsey 2024). Ein Teil davon sind Doppelkäufe.
• 73 % der ERP-Nutzer führen parallel Excel (Forrester 2023). Das ERP kennt den Buchwert, aber nicht den Standort.
• Doppelkäufe vermeiden heißt: Bestand mit Standort erfassen, vor jeder Bestellung im Bestand suchen und Geräte verleihen statt neu kaufen.

Eine Abteilung meldet Bedarf für drei Dockingstationen, zwei Prüfgeräte und einen mobilen Beamer. Der Einkauf holt Angebote ein, verhandelt, bestellt. Sechs Wochen später zieht ein Team um, und im Schrank am alten Standort liegen genau diese Geräte, originalverpackt oder kaum benutzt.

Solche Doppelkäufe tauchen in keiner Einkaufsstatistik auf. Sie stecken in Bestellungen, die formal korrekt waren. Laut IDC 2023 verbringen Mitarbeitende 5,3 Stunden pro Woche mit Suchen. Wer so lange suchen müsste, bestellt lieber neu. Der Einkauf sieht die Bedarfsmeldung. Den Bestand an den anderen Standorten sieht er nicht.

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Was ist "Standort-Blindheit" überhaupt?

Standort-Blindheit entsteht durch fehlende Daten. Die Anlagenbuchhaltung weiß, dass ein Gerät existiert. Das ERP kennt Anschaffungsdatum, Wert und Kostenstelle. Wo das Gerät heute steht, wer es zuletzt hatte und ob es seit einem Jahr im Regal liegt, steht dort meist nicht.

Doppelkäufe durch Standort-Blindheit beschreibt dementsprechend die Neubeschaffung von Betriebsmitteln, die im Unternehmen bereits vorhanden sind, aber an einem anderen Standort, in einem anderen Raum oder bei einer anderen Kostenstelle liegen und deshalb nicht gefunden werden. Ursache ist fehlende Information darüber, wo sich ein Asset befindet und ob es genutzt wird. Betroffen sind vor allem mobile Assets ohne Sensorik oder Netzwerkverbindung: Werkzeug, Prüfmittel, Konferenztechnik, Möbel, PSA und Tablets ohne MDM.

Wie entstehen Doppelkäufe in Unternehmen mit mehreren Standorten? Doppelkäufe entstehen, wenn der Einkauf einen Bedarf erfüllt, ohne den vorhandenen Bestand an allen Standorten prüfen zu können. Typische Auslöser sind Umzüge, Projektende, Personalwechsel und Geräte, die zwischen Standorten wandern, ohne dass jemand den neuen Ort dokumentiert. Je mehr Standorte, desto größer die Lücke zwischen Buchbestand und tatsächlichem Ort. seventhings schließt diese Lücke, indem jedes Asset per QR-Code einem Standort, Raum und einer Person zugeordnet wird, sodass der Bestand vor jeder Bestellung durchsuchbar ist.

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Wie viel Geld verliert der Einkauf durch Doppelkäufe?

Laut KPMG 2024 sind 18 % der Assets bei Audits nicht lokalisierbar. McKinsey beziffert das ungenutzte Equipment in einem KMU auf 50.000 bis 200.000 €. Für mobiles Werkzeug ohne Tracking nennt Nexess Solutions (2024) einen Verlust von 12 bis 18 % pro Jahr. Diese Zahlen beschreiben dasselbe Muster aus verschiedenen Blickwinkeln: Ein relevanter Teil des Bestands ist für das Unternehmen unsichtbar.

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Was das in Euro bedeutet, zeigt ein Rechenbeispiel. Ein Unternehmen mit drei Standorten führt 2.000 mobile Assets mit einem durchschnittlichen Wert von 800 €. Der Bestand ist also 1,6 Mio. € wert. Sind 18 % davon nicht auffindbar, betrifft das Assets im Wert von 288.000 €. Wird nur jedes dritte davon bei Bedarf neu gekauft, entstehen Doppelkäufe von 96.000 € pro Durchlauf.

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Die Annahmen sind bewusst vorsichtig. Nicht eingerechnet sind die Suchzeit vor der Bestellung, der Aufwand für Angebote und Freigaben und die Kapitalbindung durch Geräte, die doppelt im Bestand stehen. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie das im ROI-Rechner nach: Anzahl Assets, Durchschnittswert und Standorte genügen für eine erste Schätzung.

Aus Bestandserfassungen bei Kunden kennen wir ein wiederkehrendes Bild: Doppelkäufe fallen fast nie bei der Bestellung auf. Sie werden sichtbar, wenn zum ersten Mal alle Standorte vollständig gescannt sind. Dann liegen identische Geräte nebeneinander, die in unterschiedlichen Jahren auf unterschiedlichen Kostenstellen gekauft wurden.

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Warum lösen ERP und Excel das Problem nicht?

Laut Forrester 2023 führen 73 % der ERP-Nutzer parallel eine Excel-Liste. Das ist ein Symptom: Das ERP bildet Anlagen buchhalterisch ab, die operative Frage nach dem Standort beantwortet es nicht. Die Excel-Liste soll diese Lücke füllen, ist aber nach dem ersten Umzug veraltet. Für den Einkauf ist keine der beiden Quellen verlässlich genug, um eine Bestellung abzulehnen.

Dazu kommt ein organisatorischer Punkt. Der Einkauf ist für Beschaffung zuständig, nicht für die Bestandsführung an jedem Standort. Facility Management, IT und Instandhaltung pflegen jeweils eigene Listen. Wer eine Bedarfsmeldung prüfen will, müsste drei Abteilungen fragen. Unter Zeitdruck fällt diese Prüfung weg. Welche Schwächen Tabellen bei mehreren Standorten zeigen, beschreibt der Beitrag 5 Gründe, warum Excel im FM scheitert im Detail.

Warum erkennt das ERP keine Doppelkäufe? Ein ERP-System prüft bei einer Bestellung Budget, Freigaben und Lieferanten. Ob ein gleichwertiges Gerät bereits an einem anderen Standort ungenutzt liegt, kann es nicht prüfen, weil Standort und Nutzung physischer Assets dort meist nicht gepflegt sind. seventhings ergänzt das ERP um genau diese Daten: Standort, Raum, verantwortliche Person und Historie jedes Assets, erfasst per QR-Code-Scan in der App.

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Was verursacht Chaos bei der digitalen Planung von Wartung und Instandhaltung?

Chaos in der digitalen Wartungsplanung entsteht meist aus derselben Ursache wie Doppelkäufe: Die Planung kennt Assets und Fristen, aber nicht den aktuellen Standort und die zuständige Person. Laut ISACA 2024 scheitern 41 % der Audits bei manuell geführten Asset-Records. Wartungspläne in Tabellen oder in mehreren Einzeltools verschärfen das Problem.

Die häufigsten Ursachen für Chaos in der Wartungsplanung:

1. Assets ohne Standort. Der Plan sagt „Prüfung fällig", aber niemand weiß, in welchem Gebäude das Prüfmittel liegt.
2. Fristen in verschiedenen Quellen. Prüftermine stehen in Excel, im Outlook-Kalender und in den Unterlagen des Dienstleisters. Keine Quelle ist vollständig.
3. Unklare Zuständigkeit. Wenn Aufgaben keiner Person zugeordnet sind, bleibt eine Prüfung liegen, bis sie überfällig ist.
4. Externe Dienstleister ohne Zugriff. Prüfer arbeiten mit eigenen Listen. Ergebnisse kommen per PDF und landen nicht am Asset.
5. Fehlende Historie. Ohne dokumentierte Prüfungen am Asset ist bei einem Audit kein Nachweis möglich.

Hier berühren sich Instandhaltung und Einkauf. Ein Prüfgerät, das zur DGUV-V3-Prüfung nicht auffindbar ist, wird oft kurzerhand neu beschafft. Damit steht dasselbe Gerät zweimal im Bestand, und eines davon fällt aus jeder Prüfplanung heraus. Wie eine strukturierte vorbeugende Wartung aufgebaut ist, zeigt die Übersicht zum Wartungsmanagement mit seventhings.

Was verursacht Chaos bei der digitalen Planung von Wartung und Instandhaltung? Chaos entsteht, wenn Wartungsfristen, Asset-Standorte und Zuständigkeiten in getrennten Quellen liegen: Excel-Listen, Kalender, Dienstleisterunterlagen. Dann wird geplant, ohne zu wissen, wo das Asset steht und wer es prüft. Laut ISACA 2024 scheitern 41 % der Audits bei manuellen Asset-Records. seventhings führt Fristen, Standort, verantwortliche Person und Prüfhistorie am einzelnen Asset zusammen, inklusive eigener Rolle für externe Dienstleister.

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Welche Wartungsplaner-Software eignet sich für mehrere Standorte und Teams?

Für mehrere Standorte und Teams eignet sich eine Wartungsplaner-Software, die Fristen direkt am einzelnen Asset führt und dessen Standort kennt. Laut Machine Tracking ROI Study 2024 sinken Equipment-Stillstände um 30 %, wenn Geräte nachverfolgt werden. Entscheidend ist die Verbindung von Wartungsplan und Bestandsdaten.

Prüfen Sie bei der Auswahl diese Kriterien:

• Standortstruktur: Lassen sich Standorte, Gebäude und Räume abbilden, und zeigt die Software offene Aufgaben je Standort?
• Rollen und Rechte: Sehen Techniker, Standortverantwortliche und externe Dienstleister jeweils nur ihre Aufgaben?
• Mobile Erfassung: Können Prüfungen vor Ort per QR-Code am Asset dokumentiert werden, mit Foto und Unterschrift?
• Intervalle je Asset: Lassen sich Wartungsintervalle monatlich, halbjährlich oder jährlich pro Asset hinterlegen?
• Benachrichtigung: Gehen Erinnerungen per E-Mail und in der App an die zuständige Person?
• Revisionssichere Historie: Bleibt jede durchgeführte Prüfung nachvollziehbar am Asset gespeichert?
• Abgrenzung: Für stationäre Gebäudetechnik wie Aufzüge oder Lüftungsanlagen ist ein CAFM-System zuständig. Für mobile Betriebsmittel, Prüfmittel und Ausstattung ist eine Asset-Plattform besser geeignet.

Welche Wartungsplaner-Software eignet sich für mehrere Standorte und Teams? Geeignet ist eine Software, die Wartungsintervalle am einzelnen Asset führt, dessen Standort kennt und Aufgaben per Rolle an interne Teams und externe Dienstleister verteilt. Wichtig sind mobile Dokumentation vor Ort, Erinnerungen per E-Mail und eine revisionssichere Historie. seventhings bietet das für mobile Betriebsmittel, Prüfmittel und Ausstattung: mit Übersicht der Wartungsaufgaben je Standort und einer eigenen Rolle für Dienstleister, die nur ihre zugewiesenen Aufgaben sehen.

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Wie vermeidet der Einkauf Doppelkäufe?

Doppelkäufe vermeiden beginnt beim Bestand. Laut Deloitte CFO Signals 2024 zählen 67 % der CFOs gebundenes Kapital zu ihren drei größten Sorgen. Der Einkauf kann hier direkt beitragen, wenn er vor jeder Bestellung prüfen kann, was vorhanden ist. Vier Schritte machen das im Alltag möglich.

1. Bestand mit Standort erfassen. Jedes mobile Asset bekommt einen QR-Code und wird einem Standort, Raum und einer Person zugeordnet. Ohne diese Basis bleibt jede weitere Maßnahme Stückwerk. Wer die Erfassung nicht selbst stemmen will, kann sie auslagern.

2. Vor der Bestellung im Bestand suchen. Eine Bedarfsmeldung wird zuerst gegen den Bestand aller Standorte geprüft. In seventhings durchsucht die Suche Bezeichnung, Gerätetyp, Scancode und Seriennummer. Die Prüfung dauert Sekunden statt Telefonate.

3. Verleihen statt neu kaufen. Geräte, die selten gebraucht werden, kommen in einen Pool. Mitarbeitende reservieren und leihen sie über die App aus, jede Ausgabe ist dokumentiert. So wird Ressourcenmanagement zur Alternative zur Neubeschaffung, besonders bei Konferenztechnik, Messgeräten und Poolfahrzeugen ohne Telematik.

4. Auslastung regelmäßig prüfen. Geräte, die seit Monaten nicht bewegt wurden, sind Kandidaten für Umverteilung, Verleih oder Weitergabe. Eine Weitergabe statt Entsorgung zahlt zudem auf Kreislaufziele ein.

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Wie wichtig eine eindeutige Zuordnung bei mehreren Gesellschaften ist, beschreibt Holger Weitzdörfer von der Burkard Bovensiepen GmbH + Co. KG:

„Eine Holdingstruktur bedeutet, dass jedes Asset eindeutig zugeordnet sein muss – nicht irgendwann, sondern verlässlich."

Bovensiepen verwaltet rund 4.500 Assets mit seventhings.

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Eine zweite Beobachtung aus Kundenprojekten: Bedarfsmeldungen werden selten aus Nachlässigkeit gestellt. Wer ein Gerät braucht, bestellt, weil Suchen länger dauert als Bestellen. Sobald die Suche im Bestand schneller ist als der Bestellvorgang, ändert sich das Verhalten. Deshalb lohnt es sich, die Bestandssuche dort anzubieten, wo Bedarf entsteht: in der App, die alle Mitarbeitenden nutzen.

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Wie kann der Einkauf Doppelkäufe vermeiden? Der Einkauf vermeidet Doppelkäufe, indem er jede Bedarfsmeldung vor der Bestellung gegen einen standortübergreifenden Bestand prüft. Voraussetzung ist, dass jedes mobile Asset mit Standort, Raum und verantwortlicher Person erfasst ist. Ergänzend senkt ein Verleihpool für selten genutzte Geräte den Neukaufbedarf. seventhings verbindet beides: durchsuchbarer Bestand über alle Standorte und Verleihmanagement mit Reservierung und dokumentierter Ausgabe.

Datenbasierte Beschaffung ist ein Kern von Asset Intelligence: Entscheidungen über Neukauf, Umverteilung oder Verleih werden von Menschen getroffen, aber auf Grundlage aktueller Bestands- und Nutzungsdaten.

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Was jetzt? Drei Schritte zur Asset-Potenzial-Analyse

1. Doppelkauf-Risiko eingrenzen. Wählen Sie eine Asset-Gruppe mit vielen Standortwechseln, zum Beispiel Konferenztechnik, Prüfmittel oder mobiles Werkzeug. Notieren Sie Anzahl, Durchschnittswert und Standorte.
2. Bestellungen der letzten zwölf Monate prüfen. Compare new acquisitions in this category with your inventory records. Any item that appears multiple times is a sign of location blindness.
3. Asset Potential Analysis book with us. We will work with you to evaluate how much capital is tied up in untraceable or unused assets and identify where items can be shared instead of purchased new. The first assets will be live in the system in under 14 days.

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FAQ on this topic

What is meant by location blindness in asset management?

Location blindness refers to a lack of knowledge regarding the whereabouts of physical assets within a company. According to KPMG 2024, 18% of assets cannot be located during audits. This primarily affects mobile assets without sensors that move between rooms, locations, and people without the new location being documented.

How high are the costs caused by duplicate purchases?

The costs depend on your inventory and asset value. McKinsey 2024 estimates unused equipment in SMEs at €50,000 to €200,000. With 2,000 assets at €800 each and 18% of assets being unlocatable, a replacement rate of just one-third results in duplicate purchases of around €96,000.

Which assets are most affected by duplicate purchases?

The most frequently affected are mobile assets that change locations often: conference technology and projectors, testing and measuring equipment, mobile tools, furniture, PPE, and tablets without MDM. For tools without tracking, Nexess Solutions 2024 reports a loss of 12 to 18% per year, which directly leads to replacement purchases.

Does seventhings replace the ERP system in procurement?

No. seventhings complements ERP and CAFM systems with operational data on physical assets: location, room, responsible person, usage, and history. According to Forrester 2023, 73% of ERP users maintain parallel Excel sheets. seventhings replaces these parallel lists with a shared, mobile-maintained inventory that can be connected to the ERP via interfaces.

How quickly can duplicate purchases be reduced with seventhings?

The first assets are live in the system in under 14 days. How quickly duplicate purchases decrease depends on how complete the inventory is and whether purchase requests are checked against existing stock before ordering. According to IDC 2023, searching costs 5.3 hours per week, so savings begin with reduced search time.

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Conclusion

Duplicate purchases are not a failure of the procurement department. They occur because orders are placed based on requests while the inventory at other locations remains invisible. The same data gap causes overdue inspections and replaced testing equipment in maintenance planning. By recording every mobile asset with its location and assigned person, you create a common foundation for procurement, facility management, and maintenance. Before every order, a search of the inventory is performed, and rarely used equipment is shared instead of purchased new.