Key Takeaways
- Entscheidend beim Softwarevergleich sind fünf Punkte: mobile Erfassung, Anbindung an SAP/DATEV, individuelle Felder, Datenschutz nach EU-Recht und Funktionen für die zirkuläre Weiterverwendung.
- seventhings deckt diese fünf Punkte für Assets ohne IoT-Sensorik ab, etwa Werkzeug, PSA, Konferenztechnik oder Möbel.
Was macht eine Inventarisierungssoftware aus?
Eine Inventarisierungssoftware erfasst physische Vermögensgegenstände wie Werkzeug, Möbel oder Konferenztechnik zentral und macht Standort, Zustand und Verantwortlichkeit jederzeit abrufbar. Der Unterschied zur klassischen Excel-Liste liegt in drei Punkten: mobiler Erfassung per Foto oder Scan, automatischer Historie bei jedem Standortwechsel und einer Schnittstelle zu bestehenden Systemen wie SAP oder DATEV. Ohne diese drei Punkte bleibt jede Inventarliste eine Momentaufnahme, die schon beim nächsten Umzug oder Mitarbeiterwechsel veraltet ist.
Welche Kriterien sind beim Vergleich von Inventarisierungssoftware entscheidend?
Beim Softwarevergleich zählen fünf Kriterien mehr als jedes Einzelfeature: mobile Erfassung ohne Medienbruch, Schnittstellen zu bestehender Software, individuell anpassbare Felder, DSGVO-konformes Hosting in der EU und Funktionen für die spätere Weiterverwendung von Assets. Wer nur auf den Funktionsumfang schaut und diese fünf Punkte übergeht, kauft häufig eine Lösung, die zwar viel kann, aber im Tagesgeschäft nicht genutzt wird.
1. Mobile Erfassung ohne Medienbruch
Ein Asset wird per Smartphone-Kamera erfasst, nicht per nachträglicher Eintragung am Schreibtisch. Das reduziert die Fehlerquote, weil Standort und Zustand direkt vor Ort dokumentiert werden. Eine Offline-Funktion ist dabei Pflicht: Lagerhallen und Baustellen haben selten durchgängiges WLAN.
2. Anbindung an SAP, DATEV oder Microsoft
Inventarisierungssoftware ersetzt kein ERP-System, sie ergänzt es. Entscheidend ist, ob sich Bestandsdaten per Schnittstelle mit SAP, DATEV oder Microsoft-Systemen abgleichen lassen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen. 73 % der ERP-Nutzer führen parallel weiterhin Excel-Listen (Forrester, 2023), meist weil genau diese Anbindung fehlt.
3. Individuell anpassbare Felder
Ein Facility Manager braucht andere Datenfelder als ein IT-Leiter oder ein Einkäufer. Prüfen Sie, ob sich Kategorien, Pflichtfelder und Ansichten ohne Entwicklerressourcen anpassen lassen. Starre Feldstrukturen sind einer der häufigsten Gründe, warum Inventarisierungsprojekte nach der Einführung wieder einschlafen.
4. Datenschutz und Hosting-Standort
Wo Kundendaten liegen und wer sie verarbeitet, ist bei physischen Assets mit Personenbezug (etwa Zuweisung an Mitarbeitende) ein Compliance-Thema. Fragen Sie gezielt nach Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Zertifizierungen, statt sich auf allgemeine Aussagen zur Datensicherheit zu verlassen.
5. Funktionen für Weiterverwendung und ESG-Reporting
CSRD und Scope-3-Berichtspflichten verlangen zunehmend Objektdaten als Grundlage für CO₂-Berechnungen. Eine Inventarisierungssoftware sollte Assets nicht nur erfassen, sondern auch deren Weiterverwendung, Verkauf oder Spende dokumentieren können. Das liefert die Datenbasis für Scope-3-Berechnungen, ersetzt aber keine eigene CO₂-Bilanzierung.
Was kostet eine Inventarisierungssoftware für den Mittelstand?
Die Preise hängen von Nutzerzahl und Asset-Menge ab und liegen für Unternehmen mit 200–5.000 Mitarbeitenden meist zwischen einigen Hundert und wenigen Tausend Euro pro Monat. Ungenutztes Equipment kostet ein KMU im Schnitt 50.000–200.000 € pro Jahr (McKinsey, 2024), wodurch sich eine Investition häufig innerhalb weniger Monate amortisiert. seventhings kalkuliert das Volumen im Rahmen einer kostenlosen Asset-Potenzial-Analyse individuell.
Welche Arten von Anbietern gibt es für Inventarisierungssoftware?
Am Markt lassen sich grob drei Kategorien unterscheiden: reine ERP-Zusatzmodule, spezialisierte CAFM-Systeme für Gebäudetechnik und schlanke Middleware-Lösungen für mobile, nicht vernetzte Assets. Die Wahl hängt davon ab, ob primär Gebäudeinfrastruktur oder bewegliches Equipment wie Werkzeug und Möbel verwaltet werden soll. seventhings positioniert sich in der dritten Kategorie, als Ergänzung zu ERP und CAFM statt als Ersatz.
Lohnt sich Inventarisierungssoftware auch bei kleineren Beständen?
Ab einigen Hundert Assets rechnet sich eine dedizierte Lösung meist schneller als erwartet, weil Suchzeit und Doppelbeschaffungen linear mit der Asset-Zahl steigen. 41 % der Audit-Beanstandungen bei manuell geführten Asset-Listen entstehen durch fehlende oder veraltete Einträge (ISACA, 2024). seventhings wird deshalb häufig schon in der Wachstumsphase eines Unternehmens eingeführt, nicht erst bei mehreren Tausend Assets.
Aus Gesprächen mit Instandhaltungsleitern im Mittelstand zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Der Auslöser für die Softwaresuche ist selten strategische Planung, sondern ein konkretes Audit-Ergebnis oder eine gescheiterte Inventur. Wer die fünf Kriterien oben vorher klärt, verkürzt die Auswahlphase spürbar, weil die Anbieterliste sich meist schon nach dem zweiten Kriterium halbiert.
Ein zweiter Punkt aus der Praxis: Teams unterschätzen regelmäßig, wie viel Zeit die Datenmigration aus bestehenden Excel-Listen kostet. Eine saubere Übernahme bestehender Daten ist deshalb ein eigenes Auswahlkriterium, das in Angebotsgesprächen selten aktiv angesprochen wird.
Wie passt seventhings in diesen Vergleich?
seventhings deckt die fünf genannten Kriterien für Assets ohne IoT-Sensorik ab: mobile Erfassung per App, Schnittstellen zu SAP, DATEV und Microsoft, frei konfigurierbare Felder, Hosting in Deutschland über die Open Telekom Cloud sowie einen integrierten Circularity Hub für Verkauf, Spende oder Refurbishing ausgemusterter Assets. Die Plattform ist bewusst kein Ersatz für ERP oder CAFM-Systeme, sondern schließt die Lücke bei mobilem Werkzeug, DGUV-V3-Betriebsmitteln, PSA, Konferenztechnik, Möbeln und Poolfahrzeugen ohne Telematik.
Für stationäre Gebäudetechnik, Produktionsanlagen oder Geräte mit eigener MDM-Verwaltung ist seventhings nicht die passende Wahl, hier sind CAFM- beziehungsweise MDM-Systeme die richtige Kategorie.
Was jetzt?
- Kriterienliste intern abstimmen. Klären Sie mit Facility Management, IT und Einkauf, welche der fünf Kriterien für Ihr Unternehmen Pflicht sind.
- Asset-Potenzial anfordern. Eine kostenlose Asset-Potenzial-Analyse zeigt, wie viel ungenutztes Kapital in Ihren aktuellen Beständen steckt.
- Demo mit realen Assets buchen. Testen Sie die mobile Erfassung mit eigenem Equipment statt mit Demodaten.
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet Inventarisierungssoftware von einer Excel-Liste?
Inventarisierungssoftware erfasst Assets mobil per Foto oder Scan, dokumentiert jeden Standortwechsel automatisch und lässt sich an SAP oder DATEV anbinden. Eine Excel-Liste bildet dagegen nur einen Zeitpunkt ab und veraltet mit jeder Bewegung.
Eignet sich seventhings auch für IT-Geräte?
Ja, allerdings nur für Geräte ohne eigene MDM-Verwaltung, etwa Diensthandys oder Tablets im einfachen Rollout. Laptops und Smartphones mit aktivem MDM-System werden bereits über das MDM verwaltet und sind kein Anwendungsfall für seventhings.
Wie lange dauert die Einführung einer Inventarisierungssoftware?
Die Dauer hängt von der Asset-Menge und der Datenqualität der bestehenden Listen ab. Erste Assets lassen sich in der Regel innerhalb von zwei Wochen erfassen, eine vollständige Migration bestehender Daten dauert je nach Umfang länger.
Kann eine Inventarisierungssoftware an SAP oder DATEV angebunden werden?
Ja, über standardisierte Schnittstellen lassen sich Bestandsdaten mit SAP, DATEV oder Microsoft-Systemen abgleichen, ohne dass Daten doppelt gepflegt werden müssen. Details zur konkreten Anbindung sind Teil jeder Erstberatung.
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