Personenverwaltung in seventhings: Wie Sie Inventar, Lizenzen und Dokumente an Mitarbeitende binden

Key Takeaways

• Personen lassen sich in seventhings unabhängig von einem Nutzerkonto anlegen. Ein Kontingent gibt es dafür nicht, das Limit ist der verfügbare Speicherplatz.
• Bei rein manuellen Asset-Records scheitern 41 % der Audits (ISACA 2024). Digitale Übergabeprotokolle mit Sign-on-Glass schließen genau diese Lücke.
• Vier Prozesse profitieren direkt: On- und Offboarding, Lizenzmanagement, Dokumente mit Ablauffristen und Verleih.
• Die vollständige Aufzeichnung des Live-Webinars zur Personenverwaltung steht als Video zur Verfügung.

Ein Techniker trägt Werkzeug. Eine Mitarbeiterin nutzt einen Laptop und drei Softwarelizenzen. Ein externer Dienstleister übernimmt eine Aufgabe an einer Anlage. In jedem dieser Fälle hängt ein Inventarprozess an einer Person, nur ist diese Verbindung in den meisten Systemen nirgends dokumentiert. Genau hier setzt die neue Personenverwaltung in seventhings an.

Im 30-minütigen Live-Webinar haben CEO Michael Lehnert und Head of Product Henry Agsten gezeigt, welche Probleme sich damit lösen lassen und wie der Einstieg in der Praxis aussieht. Die Aufzeichnung steht ab sofort zur Verfügung. Dieser Artikel fasst die zentralen Punkte zusammen und ergänzt sie um den Kontext, der im Webinar aus Zeitgründen nur kurz angerissen wurde.

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Was ist die Personenverwaltung in seventhings?

Die Personenverwaltung ist die Ebene in seventhings, die Inventar, Lizenzen, Dokumente und Aufgaben direkt an Mitarbeitende bindet, unabhängig davon, ob diese ein eigenes Benutzerkonto besitzen. Sie ist in der Hauptnavigation unter „Team" verortet und führt Personen und Benutzer in einer gemeinsamen Ansicht zusammen. Einen Überblick über alle Funktionen der Plattform finden Sie auf unserer Feature-Seite. Für seventhings ist das der Unterschied zwischen einer Tabellenverwaltung und einer Plattform, die nachvollzieht, wem was zugeordnet ist und was bei einem Wechsel damit passiert.

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Warum Excel-Listen bei der Zuordnung an Personen scheitern

73 % der Nutzer von ERP-Systemen führen parallel Excel-Listen für Aufgaben, die das ERP eigentlich abdecken sollte (Forrester 2023). Bei der Zuordnung von Inventar zu Mitarbeitenden ist das kaum anders: Wer welches Diensthandy, welchen Schlüssel oder welche Lizenz hat, steht in einer separaten Tabelle, die spätestens beim nächsten Personalwechsel nicht mehr aktuell ist.

Das Ergebnis zeigt sich beim Audit. 41 % der Prüfungen mit rein manuellen Asset-Records fallen negativ auf (ISACA 2024), weil sich Zuordnung und Historie nicht lückenlos belegen lassen. Gleichzeitig gelten 18 % der Assets bei Bestandsprüfungen als nicht lokalisierbar (KPMG 2024). Ein Teil dieser Lücke entsteht genau dort, wo ein Gegenstand zwar im System steht, aber niemand mehr weiß, wem er zuletzt übergeben wurde.

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Reicht eine Excel-Liste nicht auch für die Zuordnung von Inventar zu Mitarbeitenden? Für wenige Dutzend Gegenstände lässt sich das eine Weile durchhalten. Sobald Personalwechsel, mehrere Standorte oder externe Dienstleister dazukommen, fehlt der Tabelle die Historie: Wer hatte den Gegenstand vorher, wann wurde er zurückgegeben, wer hat unterschrieben. In seventhings ist diese Historie fester Bestandteil der Personenansicht.

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Stammdaten, die so flexibel sind wie die Inventarverwaltung

Für jede Person stehen Stammdatenfelder wie Name, E-Mail-Adresse und Abteilung bereit. Darüber hinaus lassen sich eigene Felder anlegen, konfigurierbar über die Einstellungen und den Bereich für Personenfelder. Aus der Produktentwicklung heraus war das eine bewusste Entscheidung: Die Personenverwaltung sollte nicht als starres HR-Modul wirken, sondern sich genauso anpassen lassen wie die Inventarverwaltung selbst, weil Kunden in der Praxis völlig unterschiedliche Zusatzinformationen zu ihren Mitarbeitenden brauchen.

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Die vier Anwendungsfälle aus dem Webinar

On- und Offboarding: Inventar zuweisen und Historie nachhalten

Inventar wie Smartphones, Computer oder Schlüsseltransponder wird über den Gegenstand selbst zugewiesen, indem die Person als Benutzer eingetragen wird. In der Personenansicht ist danach mit Filter- und Listenfunktion sichtbar, welche Gegenstände einer Person aktuell zugeordnet sind. Zuweisungen lassen sich ändern, entziehen oder auf andere Personen übertragen, die Historie bleibt dabei erhalten.

Was passiert mit der Zuordnungshistorie, wenn ein Gegenstand mehrfach den Besitzer wechselt? Jede Übergabe wird als eigener Eintrag geführt, nicht überschrieben. Damit lässt sich für jedes Inventarstück lückenlos nachvollziehen, wer es wann genutzt hat, was bei Audits und Rückgabe-Reklamationen den entscheidenden Unterschied macht.

IT-Lizenzen: Zuordnung und Auswertung nach Gruppen

Lizenzen werden direkt auf Mitarbeitendenebene zugeordnet. Das macht Auswertungen nach Abteilung oder Gruppe möglich, etwa um Lizenzkosten zu prüfen oder rechtzeitig zu erkennen, welche Lizenzen zur Verlängerung anstehen. Wie sich diese Daten mit bestehenden Systemen verbinden lassen, zeigt unser Beitrag zu den seventhings-Integrationen mit SAP, DATEV und Microsoft.

Facility & Dokumente: Ablauffristen im Blick behalten

Neben allgemeinen Dokumenten wie Datenschutz- oder Fotoberechtigungen lassen sich auch Dokumente mit Ablaufdatum an Personen binden, etwa ein Gesundheitszeugnis oder ein Hygienepass. Im gastronomischen Bereich ist das ein gutes Beispiel: Die amtliche Erstbelehrung ist einmalig, dazu kommen jährliche Hygieneschulungen und alle zwei Jahre eine amtliche Folgebelehrung. Diese Termine lassen sich hinterlegen, inklusive Automationen, die rechtzeitig vor Fristablauf erinnern.

Wie hilft die Personenverwaltung bei Fristen wie Gesundheitszeugnissen oder Prüfmittel-Kalibrierungen? Jedes Dokument mit Ablaufdatum wird der jeweiligen Person zugeordnet und mit einer Erinnerungslogik verknüpft. Statt einer separaten Fristenliste läuft die Kontrolle dort, wo auch das Inventar und die Übergabeprotokolle der Person liegen. Das ist der Grund, warum wir das als Teil der Personenverwaltung und nicht als eigenständiges Modul gebaut haben.

Verleih und Task Management: Personen zu Benutzern umwandeln

Personen lassen sich optional in Benutzer umwandeln, über die Funktion „Benutzer erstellen" in der Personenliste. Mit Benutzerkonto steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung, inklusive Verleihfunktionen für Ressourcen, die mehrere Mitarbeitende gemeinsam nutzen, und Aufgabenverwaltung. Diese Trennung erlaubt, Mitarbeitende entweder ausschließlich zu verwalten oder ihnen zusätzlich aktive Funktionen wie Reservierungen zu geben.

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Übergabeprotokolle für strukturierte Übergaben

Im Zusammenspiel mit der Inventarzuweisung lassen sich Übergabeprotokolle erstellen und direkt in der App gegenzeichnen. Bei Übergaben mit mehreren Gegenständen empfiehlt sich, die Übergabe als eigenen Prozess oder als Aufgabe abzubilden, in deren Rahmen mehrere Inventarstücke gemeinsam erfasst werden.

Reicht ein digitales Übergabeprotokoll als Nachweis bei einer Revision? Ein Übergabeprotokoll mit Zeitstempel, zugeordneter Person und Unterschrift dokumentiert die Übergabe lückenlos. Das adressiert direkt den Punkt, an dem laut ISACA 2024 die meisten Audit-Findings bei manuellen Prozessen entstehen: die fehlende, nachvollziehbare Dokumentation der Zuordnung.

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Schneller Einstieg: Import, Stammdaten, Übergabeprotokoll

Größere Personenmengen lassen sich per CSV importieren, ein Personenkontingent muss dafür nicht gekauft werden. Der Einstieg folgt in der Praxis meist drei Schritten: zuerst der Import oder die manuelle Anlage der Mitarbeitenden, dann die Konfiguration der benötigten Stammdatenfelder, zuletzt die Verknüpfung mit bestehendem Inventar über die Übergabeprotokoll-Funktion.

Wie viel Zeit dabei über ein Jahr zusammenkommt, zeigt sich an der Suchzeit, die ohne zentrale Zuordnung anfällt: 5,3 Stunden pro Woche und Mitarbeiter (IDC 2023), hochgerechnet auf 48 Arbeitswochen rund 254 Stunden im Jahr und Kopf.

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Rahmenbedingungen: Lizenzmodell, Limits und Integrationen

Personen sind als verwaltbares Element unbegrenzt nutzbar, ein eigenes Kontingent gibt es nicht. Ein Limit besteht im Wesentlichen nur durch den verfügbaren Speicherplatz. Davon zu unterscheiden sind Benutzerkonten, Konfigurations- oder Admin-Nutzer, für die weiterhin die bekannten Lizenzgrenzen gelten. Details zur Lizenzstruktur und den passenden Integrationen für Ihre bestehende IT-Landschaft finden Sie hier.

Eine Active-Directory-Anbindung zum Hinzufügen von Personen ist aktuell noch nicht verfügbar, ein Import über Microsoft ist als nächster Schritt geplant. Zusätzlich soll die bestehende Personio-Integration erweitert werden, sodass sich auch Personen direkt darüber importieren lassen.

Das Feld zur Zuweisung am Inventar heißt weiterhin „Benutzer", weil es bereits vorher existierte und vielen Anwendern vertraut ist. Admins können die Bezeichnung anpassen, etwa in „Personen" oder „zugewiesener Mitarbeiter". Eine Zuweisung von Inventar an ganze Teams ist bewusst nicht vorgesehen: Nur eine eindeutige Zuordnung zu einer einzelnen Person stellt sicher, dass Rückgaben und Zuständigkeiten nachvollziehbar bleiben, ein Punkt, der uns in Gesprächen mit Kunden aus dem Compliance-Umfeld immer wieder bestätigt wurde.

Was tun, wenn im Team schon eine andere Bezeichnung als „Benutzer" üblich ist? Die Feldbezeichnung lässt sich in den Einstellungen umbenennen, ohne dass sich an der Funktion etwas ändert. Für revisionssichere Prozesse rund um Audits und Compliance ist ohnehin die durchgängige Zuordnung entscheidend, nicht die Benennung des Feldes.

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Was jetzt?

1. Aufzeichnung ansehen. Die vollständige 30-minütige Webinaraufzeichnung zeigt Import, Stammdaten und Übergabeprotokoll live am System.
2. Bestehende Prozesse abgleichen. Prüfen Sie, wo On- und Offboarding, Lizenzverwaltung oder Dokumentenfristen aktuell noch in separaten Tabellen laufen.
3. Quick-Check vereinbaren. In einem kurzen Gespräch ordnen wir ein, wie viele Personen und Assets in Ihrem Unternehmen betroffen wären und wie ein erster Import aussehen könnte.

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Häufige Fragen zur Personenverwaltung

Muss jede Person ein eigenes Benutzerkonto haben?

Nein. Personen lassen sich unabhängig von einem Benutzerkonto anlegen und verwalten. Erst wenn aktive Funktionen wie Verleih oder Aufgabenverwaltung benötigt werden, wird eine Person über „Benutzer erstellen" in ein Benutzerkonto umgewandelt.

Wie viele Personen kann ich in seventhings anlegen?

Personen sind unbegrenzt nutzbar und nicht Teil eines Lizenzkontingents. Begrenzt ist lediglich der verfügbare Speicherplatz. Benutzerkonten mit aktivem Zugang unterliegen weiterhin den bestehenden Lizenzgrenzen.

Wie funktioniert die Anbindung an Personio oder Active Directory?

Die Personio-Integration wird aktuell so erweitert, dass sich Personen direkt darüber importieren lassen. Eine Active-Directory-Anbindung ist noch nicht verfügbar, ein Import über Microsoft ist als nächster Schritt vorgesehen.

Was passiert mit zugeordnetem Inventar, wenn eine Person das Unternehmen verlässt?

Die Zuordnung bleibt in der Historie sichtbar und lässt sich beim Offboarding gezielt entziehen oder auf eine andere Person übertragen. Übergabeprotokolle dokumentieren Rückgabe und Zeitpunkt, was laut ISACA 2024 genau der Punkt ist, an dem manuelle Prozesse häufig scheitern.

Können Assets auch ganzen Teams statt einzelnen Personen zugewiesen werden?

Nein, das ist bewusst nicht vorgesehen. Eine Zuweisung an Teams würde die Verantwortlichkeit verwässern. Nur die eindeutige Zuordnung zu einer Person stellt sicher, dass Rückgaben und Zuständigkeiten nachvollziehbar bleiben.

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Fazit

Inventarprozesse sind an Menschen geknüpft, ob Techniker, Mitarbeitende im Homeoffice oder externe Dienstleister. Die Personenverwaltung in seventhings macht diese Verbindung sicht- und steuerbar, ohne dass jede Person zwingend ein eigenes Benutzerkonto braucht. Für Unternehmen, die On- und Offboarding, Lizenzmanagement und Dokumentenfristen bislang über verteilte Tabellen abbilden, ist das der naheliegende nächste Schritt.