Transparenz auf Knopfdruck: Das neue Asset-Management der Handwerkskammer zu Leipzig

Das Wichtigste in Kürze

• Die Handwerkskammer zu Leipzig verlor jede Woche rund 8 Stunden durch manuelle Asset-Verfolgung und analoge Laufzettel.
• Eine Systemumstellung hinterließ eine kritische Lücke: Das neue Finanzprogramm konnte keine Etiketten erzeugen und bot keine visuelle Inventarübersicht.
• Mit seventhings als zentraler Asset Intelligence Plattform – direkt integriert in das ERP-System Diamant – laufen heute alle Umsetzungen, Aussonderungen und Zuweisungen als Tasks in einem einzigen System.
• Ergebnis: eliminierter Verwaltungsaufwand, lückenlose Datenhistorie und das Ende des Laufzettel-Chaos im gesamten Verwaltungsteam.

‍

Über die Handwerkskammer zu Leipzig

Die Handwerkskammer zu Leipzig vertritt die wirtschaftspolitischen Gesamtinteressen ihrer circa 12.000 Mitgliedsunternehmen mit 90.000 Beschäftigten und 3.500 Lehrlingen. Sie ist Anlaufstelle für alle unternehmerischen Anliegen des Handwerks, von Unternehmensgründung über Unternehmensentwicklung bis zur Unternehmenssicherung und -nachfolge. Zusammen mit Innungen und Kreishandwerkerschaften erbringt sie, als Selbstverwaltungseinrichtung der Wirtschaft, zudem freiwillige Dienstleistungen und erfüllt öffentliche Pflichtaufgaben. Als verlässlicher Partner in regionalen und überregionalen Netzwerken engagiert sie sich für die nachhaltige Stärkung des Handwerks und die Zukunftsfähigkeit mittelständischer Strukturen.

Die HWK bewegt sich in einem dynamischen Umfeld: Gesetzliche Änderungen, rasanter digitaler Fortschritt und neue Technologien wie KI erfordern eine kontinuierliche Anpassung der internen Prozesse. Da die zeitlichen Ressourcen im Team jedoch begrenzt sind und nicht mitwachsen, müssen sie so sinnvoll, digital und konstruktiv wie möglich eingesetzt werden.

‍

Die Ausgangslage: Zwei Probleme, eine Lösung gesucht

Problem 1 – Die Lücke im neuen System

Ursprünglich nutzte die HWK ein Anlagenprogramm, das Inventarverwaltung und Finanzverwaltung in einer Oberfläche abbildete. Nach einer notwendigen Systemumstellung wurde dieses durch ein rein finanzbasiertes Anlagenverwaltungsprogramm ersetzt – und damit fehlten auf einen Schlag wesentliche Inventarfunktionen:

• Keine Möglichkeit, Etiketten zu generieren
• Keine visuelle, übersichtliche Darstellung des Bestands
• Keine Nachverfolgung von Standorten oder ZuständigkeitenDas Ergebnis war keine bewusste Entscheidung gegen gutes Inventarmanagement – sondern eine Lücke, die eine Systemumstellung hinterlassen hatte. Eine neue Lösung musste diese Lücke schließen.

‍

Problem 2 – Analoge Medienbrüche im Tagesgeschäft

Bei internen Umzügen, Standortwechseln (Umsetzungen) oder Aussonderungen (Verschrottungen) arbeitete die HWK mit klassischen Papierbelegen. Diese Laufzettel wurden analog im Haus weitergereicht – oft ohne digitale Ergänzung per E-Mail.

Was klingt wie ein Randproblem hatte messbare Folgen:

• Laufzettel gingen im Haus verloren oder wurden von Mitarbeitenden nicht genutzt
• Es gab keinen zentralen, verlässlichen Überblick über den tatsächlichen Bestand
• Manuelle Suchen und redundante Datenpflege kosteten das Team regelmäßig viele Stunden
• Die Fehlerquote bei der Asset-Erfassung lag bei rund 24 %
• Analoge Prozesse waren weder DSGVO-konform revisionssicher noch für die jährliche Inventur geeignet

„Lange Zeit war es ein ständiger Kampf gegen das Zettel-Chaos. Informationen waren überall verteilt, und durch die vielen verschiedenen Asset-Typen verbrachten wir mehr Zeit mit Suchen, Nachfragen und manuellem Klein-Klein als mit unserer eigentlichen Arbeit."

- Oliver Willems, Leiter Technik AV, HWK Leipzig

‍

Die Entscheidung: Warum seventhings?

Die HWK suchte keine weitere Insel-Lösung für ein einzelnes Problem. Gesucht war eine intelligente, zentrale Software, die drei Anforderungen gleichzeitig erfüllt:

1. ‍Alle Inventar-Typen in einer Anwendung – egal ob Laptop, Werkzeug oder Büromöbel‍
2. Intuitiv bedienbar ohne tiefe IT-Kenntnisse – Akzeptanz im Team als Voraussetzung für echte Nutzung
3. ‍Nahtlose ERP-Integration – Direktkopplung an das bestehende System (Diamant)ohne Datendopplung

Die Wahl fiel auf seventhings als Asset Intelligence Plattform.

‍

Die Lösung: Zentrales Task Management für alle Asset-Typen

‍Was die Einführung von seventhings bei der HWK zu Leipzig von anderen Digitalisierungsprojekten unterscheidet: Der größte Hebel war nicht die bessere Datenbank,

sondern die Abschaffung des Kommunikationsbruches. Das integrierte Task Management hat den eigentlichen Workflow-Bruch beseitigt – nicht nur die Datenlücke.

Genutzte Kernfunktionen

Integriertes Task Management

Aussonderungen, Umsetzungen, Aus- und Weitergaben laufen heute nicht mehr über Papierbelege. Jeder Prozess wird als strukturierter Task in seventhings eingesteuert, zugewiesen und transparent abgearbeitet. Alle Beteiligten sehen denselben Stand. Nichts geht verloren.

Zentrales Asset-Dashboard

Eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Bestand – filterbar nach Typ, Standort und Verantwortung. Die Suchfunktion liefert Ergebnisse in Sekunden statt in Stunden.

Mobiles und papierloses Arbeiten

Über die mobile App können Assets direkt vor Ort mit dem Smartphone erfasst und bearbeitet werden. Kein Medienbruch, kein Laufzettel, keine Synchronisierungsverluste.

Kostenkontrolle und Compliance

Übersichtliche Abbildung aller Eigentumsarten zur besseren Budgetkontrolle sowie revisionssichere Erfassung nach DSGVO-Anforderungen – als belastbare Grundlage für die jährliche Inventur.

„Plötzlich haben wir eine zentrale Übersicht. Egal ob Hardware, Werkzeug oder Mobiliar – wir bündeln die komplette Komplexität unserer Assets jetzt in einer einzigen Anwendung. Dass wir Aussonderungen und Umsetzungen nun direkt als Tasks im System einsteuern können statt über endlose Zettelübergaben, hat alles verändert."

- Oliver Willems, Leiter Technik AV, HWK Leipzig

‍

Die Ergebnisse

Durch die Einführung von seventhings konnte die HWK die Diskrepanz zwischen steigenden Anforderungen und gleichbleibenden Personalressourcen erfolgreich schließen:

• ‍Massive Zeitersparnis: Die Mitarbeiter berichten, dass sie nun spürbar mehr Zeit für ihreeigentliche Arbeit haben‍
• Bereinigung von Geister-Assets: Bereits verschrottete Assets waren noch im System erfasst.
• Maximale Datengenauigkeit: Steigerung der Genauigkeit bei der Asset-Erfassung von fehleranfälligen 76 % auf eine lückenlose, revisionssichere Datenbasis.