Workplace Management in DACH 2025: Was die aktuellen Studien wirklich zeigen

Key Takeaways

• Die globale Büroauslastung stieg von 38 % (2024) auf 53 % (2026), den höchsten Wert seit März 2020 (CBRE, 2026)
• 65 % der Facility-Management-Verantwortlichen im DACH-Raum nutzen laut PwC/RealFM keine KI in ihren Prozessen (PwC/RealFM, 2025)
• Deutschland bleibt mit 88 Mrd. US-Dollar Umsatzvolumen (2023) der größte Facility-Services-Markt Europas (PwC, 2025)
• Fast alle Studien messen Flächen, Auslastung und Zufriedenheit — kaum eine erfasst, ob Unternehmen wissen, welche mobilen Assets sich überhaupt in diesen Flächen befinden

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Was ist Workplace Management genau?

Workplace Management umfasst die Planung, Steuerung und laufende Optimierung von Büroflächen, Arbeitsplätzen und der dazugehörigen Ausstattung — von der Belegungsplanung über Desk-Sharing-Modelle bis zur Verwaltung von Möbeln, Konferenztechnik und mobilem Equipment. Anders als reines Facility Management, das sich auf Gebäude und technische Anlagen konzentriert, richtet sich Workplace Management primär an den Nutzungsbedürfnissen der Mitarbeitenden aus. In der Praxis überschneiden sich beide Disziplinen jedoch stark, gerade wenn es um die Ausstattung geht, die in den Flächen tatsächlich steht und bewegt wird.

Die aktuelle Studienlage in Deutschland, Österreich und der Schweiz zeichnet ein differenziertes Bild dieser Entwicklung. Wir haben die relevantesten Erhebungen der letzten zwölf Monate ausgewertet.

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Wie stark werden Büroflächen 2025/2026 tatsächlich genutzt?

Die durchschnittliche globale Büroauslastung liegt inzwischen bei 53 %, dem höchsten Stand seit März 2020 und ein deutlicher Sprung gegenüber 38 % im Jahr 2024 (CBRE, 2026). Die Spitzenauslastung liegt sogar bei durchschnittlich 80 %, was zeigt, dass Unternehmen zunehmend gezielt kollaborative Tage im Büro organisieren.

Besonders auffällig: 69 % der befragten Unternehmen geben an, dass mehr als 40 % ihrer Belegschaft sich Arbeitsplätze teilt, und 96 % haben mittlerweile eine klar definierte Office-Policy — meist mit einer Mindestanwesenheit von drei Tagen pro Woche (CBRE, 2026).

Die europäische Occupier-Perspektive bestätigt diesen Trend: Unternehmen kämpfen zunehmend damit, die Nachfrage über die Woche hinweg auszubalancieren und an Spitzentagen genug Arbeitsplätze bereitzustellen (CBRE European Office Occupier Sentiment Survey, 2025).

Wie hoch ist die durchschnittliche Büroauslastung im DACH-Raum aktuell? Global lag die Büroauslastung 2026 bei 53 %, ein deutlicher Anstieg gegenüber 38 % im Vorjahr. Damit steigt auch der Druck, Flächen und die darin enthaltene Ausstattung flexibler zuzuordnen, statt sie fest an einzelne Standorte oder Teams zu binden. Genau hier setzt Asset Intelligence an, indem sie sichtbar macht, wo mobiles Equipment tatsächlich steht und genutzt wird.

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Wie digital ist Facility Management im DACH-Raum wirklich?

Der gemeinsame Facility Management Monitor 2025 von PwC, RealFM, FMA Österreich und SVIT FM Schweiz ist die derzeit belastbarste DACH-weite Erhebung, da erstmals alle drei nationalen Berufsverbände beteiligt waren. Das Ergebnis zur Digitalisierung fällt ernüchternd aus: 65 % der Befragten geben an, KI in ihrem Bereich überhaupt nicht zu nutzen, weitere 24 % setzen sie nur gelegentlich ein.

Auch bei der Nutzerzufriedenheit zeigt sich ein deutliches Ländergefälle. Während in Österreich 67 % und in der Schweiz 60 % der Nutzer mit den Leistungen ihrer FM-Dienstleister zufrieden sind, liegt der Wert in Deutschland nur bei 42 % (PwC, 2025).

‍Wie viele Facility-Management-Verantwortliche im DACH-Raum nutzen KI? Laut dem Facility Management Monitor 2025 setzen 65 % der Befragten überhaupt keine KI-Werkzeuge in ihrem Bereich ein, nur 4 % nutzen sie regelmäßig oder intensiv. Bevor KI-gestützte Prozesse überhaupt greifen können, braucht es zunächst eine verlässliche Datenbasis zu den physischen Assets selbst — genau die Lücke, die eine Asset-Intelligence-Plattform wie seventhings schließt.

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Wie groß ist der Markt für Facility Services in Deutschland?

Der deutsche Facility-Services-Markt bleibt der größte in Europa. 2023 lag das Umsatzvolumen bei 88 Mrd. US-Dollar, ein Plus von fünf Prozent gegenüber dem Vorjahr. Bis 2027 rechnen Dienstleister und Nutzer mit einem Anstieg auf 101 Mrd. US-Dollar, was einem jährlichen Wachstum von vier Prozent entspricht (PwC, 2025).

Auf Anbieterseite bestätigt sich dieses Bild: Die 25 führenden deutschen Facility-Service-Unternehmen wuchsen 2024 um 7,8 % auf einen Gesamtumsatz von 18,7 Mrd. Euro, wie die Lünendonk-Studie 2025 zeigt (Blink.de, 2026). Gleichzeitig bremsen Personalmangel und ein spürbarer Digitalisierungsrückstand das Wachstumstempo.

Wächst der Facility-Services-Markt in Deutschland trotz Digitalisierungsrückstand? Ja. Das Umsatzvolumen soll von 88 Mrd. US-Dollar (2023) auf 101 Mrd. US-Dollar (2027) steigen, obwohl Personalmangel und fehlende Digitalisierung als Bremsfaktoren gelten. Genau dieser Widerspruch — wachsender Markt bei gleichzeitig schwacher Datenbasis — macht deutlich, warum Asset-Transparenz zum Wettbewerbsfaktor wird, wie seventhings sie für mobile, nicht vernetzte Assets ermöglicht.

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Die blinde Flecken: Was die Studien nicht zeigen

Auffällig an nahezu allen aktuellen Workplace-Studien ist, worüber sie nicht sprechen. Sie messen Flächen, Anwesenheit und Zufriedenheit — aber kaum eine Erhebung fragt danach, ob Unternehmen überhaupt wissen, welche Möbel, Konferenztechnik oder mobilen Geräte sich in diesen Flächen befinden. In Gesprächen mit Facility- und Workplace-Managern aus dem Mittelstand zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Die Flächenplanung ist inzwischen datengetrieben, die Ausstattung darin wird jedoch noch überwiegend über Excel-Listen oder gar nicht verwaltet.

Das erklärt auch, warum Desk-Sharing-Modelle in der Praxis oft holprig starten. Wenn 40 % oder mehr der Belegschaft sich Arbeitsplätze teilen, wie es CBRE für viele Unternehmen ausweist, wandert auch die zugehörige Ausstattung ständig zwischen Standorten und Räumen. Ohne eine verlässliche Übersicht über Möbel, Beamer und mobile Technik wird aus einem cleveren Flächenkonzept schnell ein teures Verlust- und Beschaffungsproblem.

Warum reicht eine gute Flächenplanung allein nicht aus? Weil Flächenauslastung und Asset-Transparenz zwei unterschiedliche Fragen beantworten. Eine hohe Büroauslastung sagt nichts darüber aus, ob die passende Anzahl an Beamern, Konferenztechnik oder Möbeln an den richtigen Standorten verfügbar ist. seventhings schafft genau diese Verbindung zwischen Flächen- und Asset-Ebene, ohne dass dafür IoT-Sensorik nötig wäre.

Wer sich näher mit der Frage beschäftigt, wie Ausstattung über mehrere Standorte hinweg sinnvoll verwaltet wird, findet in unserem Leitfaden zur Möbel- und Ausstattungsverwaltung praxisnahe Ansätze dazu.

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Was jetzt?

1. Bestandsaufnahme starten: Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Flächenplanung mit einer verlässlichen Übersicht über die enthaltene Ausstattung verbunden ist — oder ob beides getrennt läuft.
2. Lücken identifizieren: Nutzen Sie die kostenlose Asset-Potenzial-Analyse von seventhings, um herauszufinden, wo in Ihren Workplace-Flächen ungenutztes oder nicht erfasstes Equipment liegt.

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Häufige Fragen zum Workplace Management in DACH

Wie hoch ist die durchschnittliche Büroauslastung 2026?

Die globale Büroauslastung liegt laut CBRE bei 53 %, gegenüber 38 % im Jahr 2024. Die Spitzenauslastung an starken Bürotagen erreicht im Schnitt 80 %, was auf gezielte Anwesenheitssteuerung durch Unternehmen hindeutet.

Wie viele Unternehmen im DACH-Raum nutzen KI im Facility Management?

Nur 4 % der Befragten setzen KI laut Facility Management Monitor 2025 regelmäßig oder intensiv ein, 65 % nutzen sie überhaupt nicht. Vor dem KI-Einsatz braucht es zunächst eine belastbare Datenbasis zu den physischen Assets.

Was unterscheidet Workplace Management von Facility Management?

Workplace Management fokussiert sich auf die Nutzung von Arbeitsplätzen aus Sicht der Mitarbeitenden, etwa Belegung und Desk Sharing. Facility Management umfasst zusätzlich Gebäudetechnik und Instandhaltung. Beide Disziplinen überschneiden sich bei der Verwaltung von Möbeln und mobiler Ausstattung.

Wächst der Facility-Services-Markt trotz Digitalisierungsrückstand weiter?

Ja. Der deutsche Markt soll laut PwC von 88 Mrd. US-Dollar (2023) auf 101 Mrd. US-Dollar (2027) wachsen, während gleichzeitig Personalmangel und geringe Digitalisierung als Bremsfaktoren gelten.

Warum reicht Flächenauslastung als Kennzahl für Workplace Management nicht aus?

Weil sie nichts über die Verfügbarkeit und den Zustand der Ausstattung in diesen Flächen aussagt. Eine hohe Auslastung ohne Asset-Transparenz führt häufig zu Engpässen bei Konferenztechnik, Möbeln oder mobilem Equipment an stark genutzten Standorten.

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Fazit

Die aktuelle DACH-Studienlage zeigt ein Workplace Management im Umbruch: steigende Büroauslastung, wachsende Marktvolumina, aber weiterhin geringe KI- und Digitalisierungsreife. Was in kaum einer Erhebung auftaucht, ist die Frage nach der physischen Ausstattung selbst — den Möbeln, der Konferenztechnik und dem mobilen Equipment, die jede Fläche erst nutzbar machen. Wer Workplace Management zukunftsfähig gestalten will, kommt an dieser Asset-Ebene nicht vorbei.