Büromöbel werden nach 13 Jahren steuerlich abgeschrieben. Kaputt sind sie deshalb nicht. Genau in dieser Lücke zwischen Buchwert und Zustand liegt ein Markt, der bislang kaum organisiert ist. Thilo Weinland, verantwortlich für die Standorte Dortmund und München bei Projekt Partner, arbeitet seit über 30 Jahren in der Büroeinrichtung und beschäftigt sichseit 2-3 Jahren gezielt mit der Frage, was mit all den Objekten passiert, die er in dieser Zeit in Gebäude gebracht hat. Im Gespräch erklärt er, warum Wiederverwendung an Daten hängt und nicht an gutem Willen.
Key Takeaways
- Büromöbel gelten nach 13 Jahren als abgeschrieben — der tatsächliche Zustand hat damit nichts zu tun (AfA-Tabelle, Bundesministerium der Finanzen).
- Hybrides Arbeiten und Flächenreduzierung setzen seit 2019/2020 große Mengen intakter Bestandsmöbel frei, die bislang kaum sichtbar sind.
- Ohne Datentiefe (Material, Farbcode, Zustand) fehlt Planern die Sicherheit, ein Bestandsobjekt in ein neues Konzept zu integrieren.
- Angebot und Nachfrage laufen zeitlich auseinander: Wer Bestand erst sucht, wenn er ihn braucht, kommt zu spät — Scouting muss vorher passieren.
Was Kreislaufwirtschaft bei Büromöbeln konkret bedeutet
Kreislaufwirtschaft bei Büromöbeln beschreibt einen Prozess, bei dem vorhandene Objekte vor jeder Neubeschaffung auf Wiederverwendbarkeit geprüft werden — als ganzes Produkt oder in ihren Einzelteilen wie Massivholz-Tischplatten oder Metallgestellen. Voraussetzung dafür ist eine Bestandserfassung, die Material, Zustand und Menge dokumentiert, bevor ein Umzugs- oder Umbauprozess beginnt. seventhings liefert für diesen ersten Schritt die Dateninfrastruktur.
Weinland bringt diesen Schritt inzwischen an den Anfang jedes Projekts: „Wir fragen den Kunden ganz am Anfang: Wie ist es denn mit deinen bestehenden Gegenständen? Du hast ja Werte. Die sollten wir uns gemeinsam anschauen und überlegen, ob sie nicht Teil des Neuen sein können." Erst danach folgt der klassische Planungsprozess — mit dem Unterschied, dass ein Teil der Substanz bereits feststeht.
Warum gerade jetzt so viel Bestand freigesetzt wird
Seit der Pandemie reduzieren Unternehmen ihre Bürofläche in großem Umfang, weil hybrides Arbeiten den Platzbedarf verändert hat. Möbel aus den Jahren 2019 bis 2021 sind dadurch oft noch in gutem Zustand im Markt, aber über einzelne Standorte verteilt und nirgendwo zentral erfasst.
„Das wirft eine ganze Menge an Bestand auf den Markt", sagt Weinland. „Dinge, die 2019, 2020, auch 2021 noch angeschafft wurden — da hat man einfach noch nicht geglaubt, dass sich die Flächennutzung so verändert. Diese Bestände sind da, viele in gutem Zustand, nur verteilt. Es geht darum, das erstmal sichtbar zu machen."
Die buchhalterische Realität verschärft das Problem: Nach der AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter gilt Büromobiliar nach 13 Jahren als vollständig abgeschrieben. Der Buchwert sagt damit nichts über die tatsächliche Nutzbarkeit aus — ein Tisch, der zehn Jahre in einem gut gepflegten Büro stand, ist selten technisch verschlissen.
Wie viele Büromöbel sind nach 13 Jahren wirklich unbrauchbar? Die AfA-Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen setzt für Büromöbel eine Nutzungsdauer von 13 Jahren an — das ist ein steuerlicher Abschreibungszeitraum, kein technisches Verfallsdatum. Massivholz-Tischplatten oder Metallgestelle bleiben oft deutlich länger funktionsfähig. seventhings erfasst den tatsächlichen Zustand von Bestandsmöbeln unabhängig vom Buchwert, damit diese Differenz sichtbar wird.
Der Zirkularitäts-Loop: ein zusätzlicher Schritt vor dem Umzug
Projekt Partner setzt vor den eigentlichen Umzugs- oder Umbauprozess eine zusätzliche Runde: das Scouting. Dabei wird geprüft, was an einem Standort tatsächlich vorhanden ist, in welchem Zustand und ob eine Weiterverwendung Sinn ergibt.
„Wir schlagen vorher noch einmal eine Runde der Zirkularität, bevor wir dann in den ganz klassischen Prozess gehen", beschreibt Weinland den Ablauf. „Die Substanz, mit der wir arbeiten, und die Frage, was wir vorher noch tun müssen, damit wir sie weiter verwenden können — das ist neu."
Das bringt neue Aufgaben mit sich, die im klassischen Umzugsgeschäft bisher nicht vorkamen: Reinigung, Aufarbeitung, teils Reparatur durch Handwerksbetriebe, die sonst produzieren statt restaurieren. Und einen Zeitplan, der berücksichtigt, dass Bearbeitungszeiten anfallen. „Ich kann nicht sagen: Am Freitag verlässt du den Arbeitsplatz, am Montag geht es weiter. Manche Dinge haben Bearbeitungszeiten. Das muss ich einplanen."
Warum Datentiefe über Wiederverwendung entscheidet
Der Punkt, an dem Weinland auf seventhings gestoßen ist, war nicht die Suche nach Software im Allgemeinen, sondern eine konkrete Datenlücke: Wie beschreibt man ein Bestandsobjekt so genau, dass ein Planer es mit gutem Gewissen in ein neues Konzept übernimmt?
„Ein ganz einfacher Fall: Wenn ich heute ein Produkt beschreibe, ein brauner Stuhl mit schwarzem Gestell — für einen Kreativen ist die Frage sofort: Welches Braun meinst du? Gibt es einen RAL-Ton, eine Orientierung, idealerweise das Originalmuster zum Vergleich? Diese Sicherheit durch Datentiefe macht den Unterschied."
Welche Daten braucht es, um Bestandsmöbel wiederzuverwenden? Für eine belastbare Wiederverwendungsentscheidung reicht die Angabe „brauner Stuhl" nicht aus. Planer brauchen Material, Farbcode (etwa RAL) und möglichst ein Referenzmuster, um ein Objekt sicher in ein neues Raumkonzept zu integrieren. Ohne diese Datentiefe bleibt jede Entscheidung ein Risiko. seventhings bildet genau diese Detailtiefe pro Asset ab.
Entscheidend für die Zusammenarbeit war laut Weinland weniger eine fertige Lösung als die Bereitschaft, den Weg gemeinsam zu gehen:
„Der entscheidende Punkt für mich war, dass ihr vermittelt habt, dass ihr diesen Weg mit begleiten würdet und zu überlegen, was braucht es dafür?"
Der Kostenmythos: Ist Neukauf wirklich günstiger?
Der häufigste Einwand gegen wiederaufbereitete Möbel ist wirtschaftlich, nicht ästhetisch. „Ist Neukauf nicht vielleicht günstiger? Das ist wahrscheinlich der größte Einwand, dem du begegnest", räumt Weinland ein.
Seine Antwort dreht die Investitionslogik um: Unternehmen sollten bei Investitionsgütern fragen, ob ein Produkt, das heute seine Funktion erfüllt, das auch morgen noch tut — und ob die Investition dadurch kleiner ausfällt als bei einer vollständigen Neubeschaffung. Damit diese Rechnung überhaupt aufgeht, braucht es laut Susanne Reuß vor allem eines:
„Eine gute kaufmännische Entscheidung kann ich nur treffen, wenn ich gute Daten habe."
Der Vergleich mit privaten Kaufentscheidungen liegt für Weinland nahe: Beim Auto denkt man automatisch an Marke, Werkstattnetz und Ersatzteilversorgung über Jahre.
„In der Einrichtung war das bisher nicht der Fall. Wir müssen ein System entwickeln, wo der Kunde sagt: Hier investiere ich, und hier bekomme ich die entsprechende Gegenleistung."
CO₂-Kennzahlen: nützlich für Vertrauen, nicht der eigentliche Antrieb
Refurbishte Möbel sparen CO₂ gegenüber Neuware — eine Zahl, die zunehmend in Business Cases auftaucht, wenn Nachhaltigkeitsziele vom Vorstand kommen. Weinland ordnet diesen Wert nüchtern ein, statt ihn zu überhöhen:
„Die Frage ist ja, wie man das bewertet. Wenn jemand sagt, es sind 10 Euro, weiß ich, was ich mir dafür kaufen kann. Bei CO₂-Ersparnis fehlt oft das Gefühl dafür."
Für ihn ist die Kennzahl vor allem ein Vertrauensinstrument gegenüber Stakeholdern, kein Selbstzweck:
„Wenn wir durch refurbishte Möbel weniger ausgegeben, der Umwelt geholfen und das in einer Kennzahl wie der CO₂-Emission belegt haben, können wir zeigen, dass das Projekt einen Erfolg hatte."
Sein Fazit zur Zielgröße ist pragmatisch: nicht eine feste Grenze anstreben, sondern so viel wie sinnvoll möglich einsparen.
Ist die CO₂-Einsparung durch Möbel-Refurbishment eine Nachhaltigkeitskennzahl oder ein Business-Argument? "Beides, mit unterschiedlichem Gewicht", so Susanne Reuß. Die Kennzahl macht eine bereits getroffene Entscheidung für Stakeholder nachvollziehbar und liefert einen Beleg gegenüber dem Vorstand. Sie ersetzt aber nicht die eigentliche Grundlage der Entscheidung: eine belastbare Bestandsdatenbasis. Genau die stellt seventhings für ESG- und DPP-Reporting bereit.
Angebot und Nachfrage laufen zeitlich auseinander
Ein praktisches Problem bremst den Markt zusätzlich: Wiederverwendbare Möbel entstehen nicht auf Abruf. „Wenn jemand im Januar sagt, ich würde gerne Bestandsmöbel einsetzen, weil ich das wirtschaftlich und ökologisch sinnvoll finde — das passende Angebot ist vielleicht gerade nicht da. Es wäre erst in vier, acht oder zehn Wochen verfügbar. Dann läuft der Deal nicht", beschreibt Weinland die Lücke.
Seine Konsequenz: Bestände müssen erfasst werden, bevor sie überhaupt zum Angebot werden. „Wir müssen im Vorgriff die Bestände sichten, schon zu einem Zeitpunkt, an dem sie noch gar nicht zum Angebot werden — aber wir wissen, wo sie sind." Nur so lässt sich einem Kunden heute schon sagen, dass ein bestimmter Bestand in einem Jahr verfügbar sein wird.
Warum scheitern Deals für refurbishte Büromöbel oft am Timing? Nachfrage nach Bestandsmöbeln entsteht meist kurzfristig, während Aufbereitung und Bereitstellung Wochen dauern können. Ohne laufende Bestandserfassung lässt sich Nachfrage nicht rechtzeitig mit vorhandenem, aber noch nicht sichtbarem Angebot zusammenbringen. Eine kontinuierlich gepflegte Asset-Datenbank schließt diese Lücke, indem sie Bestände sichtbar macht, bevor Nachfrage entsteht.
Was jetzt?
- Bestand sichten, bevor der nächste Umzug oder Umbau ansteht. Wer erst beim Auszug erfasst, hat für Wiederverwendung bereits zu wenig Zeit.
- Datentiefe pro Objekt festlegen. Material, Farbcode, Zustand — nicht nur „vorhanden" oder „nicht vorhanden".
- Mit einer kostenlosen Asset-Potenzial-Analyse von seventhings prüfen, wie viel Wert im eigenen Bestand steckt, bevor die nächste Neubeschaffung ansteht.
Häufige Fragen
Warum gelten Büromöbel nach 13 Jahren als abgeschrieben, obwohl sie noch nutzbar sind? 13 Jahre ist die steuerliche Nutzungsdauer nach der AfA-Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen für allgemein verwendbare Anlagegüter. Sie beschreibt einen buchhalterischen Zeitraum, keinen technischen Verschleißwert. Massivholzmöbel oder Metallgestelle bleiben häufig deutlich länger funktionsfähig.
Was ist der Unterschied zwischen Wiederverwendung des ganzen Produkts und Wiederverwendung einzelner Komponenten? Manche Objekte, etwa Stühle mit hochwertigem Bezug, lassen sich komplett weiterverwenden. Bei anderen lohnt sich nur die Weiterverwendung wertvoller Bestandteile wie einer Massivholz-Tischplatte, während Spanplattenkomponenten meist nicht mehr sinnvoll wiederverwendbar sind.
Welche Rolle spielt Farbe und Material bei der Integration von Bestandsmöbeln in neue Büros? Eine Erhebliche. Ein Objekt in einer nicht mehr passenden Farbgebung lässt sich über Wandfarbe, Bodenbelag oder textile Beläge neu inszenieren, statt aussortiert zu werden. Voraussetzung ist, dass Material und Farbton des Bestandsobjekts überhaupt dokumentiert sind.
Wie hängen Asset-Daten und CO₂-Reporting bei Büromöbeln zusammen? CO₂-Einsparungen durch Refurbishment lassen sich nur beziffern, wenn bekannt ist, was ursprünglich vorhanden war und was davon erhalten blieb. Eine strukturierte Asset-Erfassung ist damit die Datengrundlage für spätere ESG- und DPP-Berichte, nicht nur für die operative Planung.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich systematisches Möbel-Scouting vor einem Umzug? Der Aufwand für eine strukturierte Bestandserfassung amortisiert sich, sobald mehrere hundert Objekte an einem Standort betroffen sind — typischerweise ab mittelständischen Bürostandorten mit 200 oder mehr Arbeitsplätzen, wo Einzelprüfung ohne Datenbasis nicht mehr praktikabel ist.
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